Presencia
Vas a contratar un software de control horario. Hay decenas de opciones y todas prometen lo mismo. Estas son las diferencias que importan y que no se ven en ninguna página de inicio.
No pagues por lo que no necesitas
Muchos proveedores venden suites completas de recursos humanos: nóminas, reclutamiento, evaluación del desempeño, encuestas de clima... El control horario es un módulo más dentro de un paquete enorme.
Si lo que necesitas es que tus empleados fichen y tener los informes listos para una inspección, no pagues por un sistema de RRHH que apenas vas a usar. Vas a pagar más, tardar más en configurarlo y obligar a tus empleados a aprender una herramienta innecesariamente compleja.
Pregunta antes de contratar: ¿puedo contratar solo el control horario, o tengo que comprar toda la suite?
El precio real no es el que ves en la web
El precio por empleado al mes es solo el principio. Antes de contratar, revisa:
- Módulos de pago adicionales. Algunos cobran extra por geofencing, informes avanzados o gestión de vacaciones. Funcionalidades que deberían venir incluidas.
- Permanencia. Contratos anuales con renovación automática y penalización por cancelar. Si el producto es bueno no necesita atarte.
- Coste de implementación. Cientos de euros por "configurar" tu cuenta. Si hace falta un proyecto de implementación para que tus empleados fichen, el sistema es demasiado complejo.
- Hardware obligatorio. Terminales biométricos o dispositivos propietarios que solo funcionan con su sistema. Si cambias de proveedor, el hardware se convierte en un pisapapeles caro.
Pregunta: ¿cuál es el coste total mensual, con todas las funcionalidades, sin permanencia?
Cuidado con los terminales biométricos
Muchas empresas asumen que un terminal de huella dactilar es lo más fiable. Hay algo que debes saber antes de comprar uno.
El RGPD clasifica los datos biométricos como datos de categoría especial (artículo 9). Varias sentencias recientes en España están cuestionando que el control horario sea motivo suficiente para recogerlos. Si un empleado reclama ante la AEPD, vas a tener que demostrar que no había alternativa menos invasiva.
Y la hay: una app con geofencing verifica igualmente dónde está el empleado cuando ficha, sin almacenar datos biométricos. Mismo resultado, sin el riesgo legal.
No quiere decir que no puedas usarlos, pero deberías saberlo antes de invertir 300-500 euros por terminal.
Geofencing: no todos funcionan igual
Si tienes empleados que no trabajan siempre en la oficina — comerciales, limpieza, construcción, hostelería con varios locales — el geofencing es imprescindible. Pero hay diferencias importantes:
- ¿Captura la ubicación solo al fichar o hace seguimiento continuo? Lo primero es control horario. Lo segundo es vigilancia, y te puede dar problemas legales.
- ¿Puedes definir varios centros de trabajo? Una empresa de limpieza con empleados en 15 clientes distintos necesita 15 ubicaciones configuradas, no una.
- ¿Qué pasa cuando el empleado ficha fuera del radio? Un buen sistema te da opciones: bloquear, permitir pero marcar como incidencia, o registrar para revisión.
Y lo más importante: ¿está incluido en el precio? Algunos proveedores lo venden como módulo aparte.
Lo que te va a pedir la Inspección de Trabajo
El RD-ley 8/2019 obliga a conservar los registros 4 años y tenerlos disponibles al instante. Cuando venga un inspector — y cada año hay más inspecciones y sanciones — va a pedir:
- Registro diario por trabajador con hora concreta de entrada y salida, no "8 horas trabajadas"
- Registros individuales, no un horario general de la empresa
- Histórico completo, incluidos empleados que ya no están
- Que los registros no se puedan modificar sin dejar rastro
Tu sistema tiene que generar un informe con todo esto en PDF o Excel en el momento. Si no puede, no cumple.
Checklist antes de contratar
- [ ] ¿Puedo contratar solo control horario sin pagar una suite completa?
- [ ] ¿Conozco el precio total mensual, sin módulos ocultos ni permanencia?
- [ ] ¿Los empleados pueden fichar por móvil, web y terminal?
- [ ] ¿El geofencing está incluido?
- [ ] ¿Genera informes de jornada listos para la Inspección?
- [ ] ¿Incluye gestión de vacaciones y ausencias?
- [ ] ¿Soporta turnos y jornadas partidas?
- [ ] ¿Puedo probarlo gratis sin hablar con un comercial?
Presencia cumple todos estos puntos. Fichaje, geofencing, turnos, vacaciones e informes legales. Sin módulos ocultos, sin permanencia, 3,50 EUR por empleado y mes. Prueba gratis 15 días — sin tarjeta, sin compromiso.