Presencia
Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados. No importa el tamaño, el sector ni el tipo de contrato. El incumplimiento conlleva multas que pueden alcanzar los 7.500 euros por infracción, y la Inspección de Trabajo tiene campañas activas para detectarlo.
La obligación legal
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (introducido por el RD-ley 8/2019) establece tres obligaciones:
- Registrar diariamente la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador
- Conservar los registros durante 4 años
- Poner a disposición los registros de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo
No se trata de tener un horario teórico colgado en la pared. El registro debe reflejar la jornada real de cada persona, día a día, con horas concretas.
Qué sanciones aplica la Inspección
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica el incumplimiento del registro de jornada como infracción grave en su artículo 7.5:
| Grado | Cuantía |
|---|---|
| Mínimo | 751 a 1.500 euros |
| Medio | 1.501 a 3.750 euros |
| Máximo | 3.751 a 7.500 euros |
Para infracciones leves (deficiencias formales o documentales): de 70 a 750 euros.
En caso de reincidencia (misma infracción dentro de los 365 días siguientes a una sanción firme), el importe puede duplicarse (Art. 41 LISOS).
Datos reales
En 2024, la Inspección de Trabajo impuso:
- 2,99 millones de euros en sanciones específicas por incumplimiento del registro de jornada, en 1.869 infracciones que afectaron a 21.649 trabajadores
- 17,2 millones de euros en sanciones por infracciones de tiempo de trabajo y horas extra, en 13.681 infracciones
- En total, más de 20 millones de euros en esta materia, un 8,78% más que el año anterior
Las cifras van en aumento año tras año.
Qué mira la Inspección
El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo detalla exactamente qué piden los inspectores:
Lo que exigen
- Registros de jornada diarios de cada trabajador (no valen resúmenes semanales o mensuales)
- Hora concreta de inicio y fin (no basta con indicar "8 horas trabajadas")
- Registros individuales por trabajador (los horarios generales de la empresa no sustituyen al registro)
- Acceso inmediato: los registros deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles al instante
- Registros de los últimos 4 años, incluyendo empleados que ya no están en la empresa
Lo que no aceptan
- Calendarios laborales generales como sustituto del registro individual
- Hojas firmadas con horarios teóricos que no reflejan la jornada real
- Registros que permitan modificación retroactiva sin dejar rastro
- La ausencia de registros de empleados que ya no trabajan en la empresa
Qué constituye infracción
- No tener ningún sistema de registro de jornada
- No conservar los registros durante 4 años
- Registros falseados o manipulados
- No facilitar el acceso a los registros cuando los pide un empleado, un representante de los trabajadores o un inspector
- Obstrucción a la Inspección: no entregar los datos solicitados puede ser infracción independiente bajo el Art. 50 LISOS
Casos reales
- Una empresa de marketing fue sancionada con 5.500 euros después de que la Inspección descubriese que la responsable de RRHH alteraba los registros horarios
- Un restaurante de Madrid con empleados haciendo hasta 60 horas semanales sin registro adecuado: multa de 6.250 euros
- Una empresa fue sancionada con 7.500 euros por trabajador por incumplimiento del registro horario, según confirmó la autoridad laboral
Lo que viene: sanciones por trabajador
La reforma del registro horario digital que el Gobierno tiene en tramitación contempla un cambio importante en el régimen sancionador: las multas pasarán a aplicarse por cada trabajador afectado, no por empresa.
Con el sistema actual, una empresa con 50 empleados sin registro paga una única multa de hasta 7.500 euros. Con el nuevo sistema, esa misma empresa podría enfrentarse a multas de hasta 375.000 euros (50 x 7.500).
Cómo cumplir
Los requisitos son claros y no complicados:
- Registra la jornada real: hora de entrada y salida de cada trabajador, cada día
- Garantiza la inmutabilidad: si hay correcciones, que quede registro de quién las hizo y por qué
- Conserva 4 años: incluidos los datos de empleados que ya no están
- Facilita el acceso: los empleados deben poder consultar sus propios registros
- Ten los datos disponibles: ante una inspección, debes poder mostrar los registros al instante
Un sistema digital como Presencia cumple todos estos requisitos de forma automática. Cada fichaje queda registrado con fecha, hora, origen y el sistema genera informes exportables en Excel y PDF para cualquier periodo.
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