Presencia
El registro de jornada es obligatorio desde 2019, pero hasta ahora cada empresa podía elegir cómo hacerlo: papel, Excel, app o terminal. Eso está a punto de cambiar. El Gobierno está tramitando un Real Decreto que exigirá que el registro sea exclusivamente digital.
Qué hay ahora: el RD-ley 8/2019
Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a:
- Registrar diariamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador
- Conservar los registros durante 4 años
- Ponerlos a disposición de empleados, representantes y la Inspección de Trabajo
La ley actual no especifica el formato. Por eso muchas empresas siguen usando hojas de papel o archivos Excel. Eso va a dejar de ser válido.
Qué cambia con la nueva norma
El borrador del Real Decreto introduce cambios importantes:
Solo medios digitales
El papel y las hojas de cálculo dejarán de ser válidos. El registro deberá hacerse a través de software o terminales electrónicos. Se estima que alrededor del 35% de las pymes españolas aún usan métodos manuales y tendrán que migrar.
Más datos obligatorios
El registro actual solo exige hora de entrada y salida. El nuevo decreto amplía el contenido mínimo:
- Hora exacta de inicio y fin de la jornada
- Pausas y descansos
- Modalidad de trabajo (presencial o remoto)
- Naturaleza de las horas (ordinarias, extraordinarias, complementarias)
- Tiempo de trabajo vinculado a derechos de conciliación
Registros inmutables
Una vez fichado, el dato no se puede modificar ni borrar. Si hay un error, la corrección se hace mediante un nuevo registro vinculado al original, dejando constancia de quién la autorizó y por qué.
Acceso remoto de la Inspección
La Inspección de Trabajo podrá acceder a los registros en remoto y en tiempo real, sin necesidad de personarse en la empresa ni avisar previamente.
Cuándo entra en vigor
A marzo de 2026, el proyecto de Real Decreto se encuentra en el Consejo de Estado, pendiente de su dictamen. Tras el dictamen, el Gobierno puede aprobarlo en Consejo de Ministros en cuestión de semanas.
La cronología hasta ahora:
- Febrero 2025: el Consejo de Ministros valida el anteproyecto
- Septiembre 2025: se aprueba la tramitación urgente
- Octubre 2025: fase de consulta pública
- Diciembre 2025: el proceso se ralentiza por discrepancias en la coalición
- Marzo 2026: el texto está en el Consejo de Estado
La entrada en vigor será 20 días después de su publicación en el BOE. No se ha confirmado si habrá un periodo de adaptación más amplio.
Qué pasa con la biometría
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó en noviembre de 2023 una guía que cambia el panorama: los datos biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial) se consideran datos de categoría especial bajo el RGPD, y la legislación española no ofrece una base jurídica suficiente para su uso en el control de presencia.
El consentimiento del empleado no es válido como base legal, porque la relación laboral implica un desequilibrio de poder que impide considerarlo "libremente otorgado".
La AEPD ya ha impuesto sanciones relevantes:
- 365.000 euros a CTC Externalización por fichaje con huella dactilar sin evaluación de impacto
- 220.000 euros a una empresa de Alicante por reconocimiento facial sin alternativa no biométrica
El nuevo decreto refuerza esta posición: los sistemas deberán usar credenciales individuales no biométricas (usuario y contraseña, PIN, QR o tarjeta NFC).
Sanciones
El régimen sancionador actual (LISOS) clasifica el incumplimiento del registro de jornada como infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros.
La reforma que acompaña al nuevo decreto contempla cambios significativos:
- Las sanciones pasarán a aplicarse por trabajador afectado, no por empresa
- Los importes previstos: hasta 1.000 euros por trabajador en infracciones leves, entre 1.001 y 7.500 euros en graves
- La ausencia total de registro o la manipulación de datos se tipificará como infracción grave con escala agravada
Para una empresa de 20 empleados, una infracción grave podría suponer una multa de hasta 150.000 euros.
Cómo prepararse
Si tu empresa ya usa un sistema digital de fichaje, estás bien posicionada. Si aún usas papel o Excel, conviene actuar antes de que la norma entre en vigor:
- Adopta un sistema digital que registre hora de inicio, fin y pausas
- Asegura la inmutabilidad de los registros (que no se puedan editar sin dejar rastro)
- Comprueba la exportación de datos en formatos estándar para posibles inspecciones
- Conserva los registros durante al menos 4 años
- Informa a tus empleados sobre el sistema y cómo funciona
Con Presencia, todo esto ya está cubierto. Cada fichaje queda registrado con fecha, hora, origen y geolocalización. Los registros son inmutables, exportables y se conservan de forma segura.
¿Quieres estar preparado para el registro horario digital? Prueba Presencia gratis — sin tarjeta de crédito, sin compromiso.