Presencia
Gestionar vacaciones y ausencias parece sencillo hasta que tres personas clave piden la misma semana libre, el balance de días no cuadra o una inspección pide el calendario de vacaciones de los últimos dos años. En una pyme, donde no suele haber un departamento de RRHH dedicado, estos problemas se multiplican.
Qué dice la ley sobre las vacaciones
El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece los puntos clave:
- Todo trabajador tiene derecho a un mínimo de 30 días naturales de vacaciones pagadas al año (equivalente a unos 22 días laborables)
- Las vacaciones son irrenunciables: no se pueden sustituir por compensación económica mientras dure el contrato
- La única excepción es el finiquito: al terminar la relación laboral, los días no disfrutados se compensan económicamente
- Las vacaciones se devengan a razón de 2,5 días por mes trabajado
Los convenios colectivos pueden mejorar estos mínimos, pero nunca reducirlos.
El calendario: obligación legal
El artículo 38.2 ET exige que el trabajador conozca sus fechas de vacaciones con al menos 2 meses de antelación. La empresa debe comunicarlo por escrito.
Las fechas se fijan por acuerdo entre empresa y trabajador, conforme a lo que establezca el convenio colectivo. Si no hay acuerdo, el trabajador puede acudir al Juzgado de lo Social, que fijará las fechas en sentencia firme.
Permisos retribuidos: la lista completa
Además de las vacaciones, el artículo 37.3 ET recoge los permisos retribuidos a los que tiene derecho el trabajador:
| Motivo | Duración |
|---|---|
| Matrimonio o registro de pareja | 15 días naturales |
| Enfermedad grave, hospitalización o cirugía de familiar hasta 2º grado | 5 días laborables |
| Fallecimiento de familiar hasta 2º grado | 2 días (4 si requiere desplazamiento) |
| Mudanza | 1 día |
| Deber inexcusable de carácter público (más información) | Tiempo indispensable |
| Exámenes prenatales y preparación al parto | Tiempo necesario |
| Lactancia (hijo menor de 9 meses) | 1 hora diaria (acumulable) |
| Fuerza mayor familiar urgente | Hasta 4 días al año |
El permiso de 5 días por enfermedad grave de familiar fue ampliado por el RDL 5/2023 (antes eran 2 días). No se requiere convivencia para familiares hasta segundo grado.
Vacaciones no disfrutadas: cuidado
La regla general es que las vacaciones caducan al final del año natural. Pero la jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la UE ha matizado esto:
- Si el empleador no facilitó activamente que el trabajador disfrutara sus vacaciones, el derecho no caduca
- La empresa debe demostrar que ofreció la posibilidad de tomarlas y advirtió de que podrían perderse
- Si las vacaciones coinciden con una baja médica, maternidad o paternidad, pueden disfrutarse hasta 18 meses después del final del año correspondiente (Art. 38.3 ET)
En la práctica, esto significa que la empresa debe enviar recordatorios a los empleados con días pendientes y documentar que lo hizo.
Errores comunes en las pymes
- No publicar el calendario con 2 meses de antelación: es un incumplimiento del Art. 38 ET
- Gestionar las ausencias en Excel: una celda mal editada altera los totales, generando conflictos y errores en nómina
- No tener política de solapamientos: tres personas del mismo equipo de vacaciones la misma semana pueden paralizar la operación
- No registrar los permisos correctamente: ante una inspección, el registro de jornada debe reflejar las ausencias como permisos, no como faltas
- No conservar justificantes: la documentación de permisos debe guardarse junto al registro de jornada
Cuánto cuesta no digitalizarlo
Según un estudio de INWOUT (febrero 2026), una pyme de 50 empleados que gestiona ausencias manualmente gasta entre 5.000 y 17.000 euros anuales en tiempo administrativo, errores de nómina, solapamientos y decisiones sin información.
La tasa de absentismo en España se sitúa en torno al 7% de las horas pactadas (datos de Randstad Research, 2025), la más alta de la UE. Más de 1,5 millones de trabajadores se ausentan cada día. Gestionar bien las ausencias no es solo una cuestión administrativa: tiene impacto directo en la operación.
Cómo simplificarlo
Un sistema digital de gestión de ausencias permite:
- Autoservicio: el empleado consulta su saldo, solicita días y adjunta justificantes desde su móvil
- Workflow de aprobación: el responsable recibe la solicitud, revisa el calendario del equipo y aprueba o rechaza
- Prevención de solapamientos: el sistema avisa si ya hay demasiadas ausencias en ese periodo
- Integración con nómina: los días aprobados se reflejan automáticamente en los informes de nómina
- Calendario visual: vista mensual y anual con ausencias codificadas por tipo y color
- Cumplimiento automático: los registros quedan archivados y disponibles para inspecciones
Con Presencia, los empleados gestionan sus vacaciones y ausencias desde el portal o la app. El responsable aprueba con un clic, y el sistema actualiza automáticamente los saldos, el registro de jornada y los informes.
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