Presencia
Si tus empleados trabajan en obras, tiendas, oficinas de clientes o cualquier ubicación fuera de una oficina central, te habrás preguntado cómo verificar que realmente están donde dicen estar cuando fichan. El geofencing resuelve exactamente ese problema.
Qué es el geofencing
El geofencing es la creación de un perímetro virtual alrededor de una ubicación geográfica real. Se define con unas coordenadas GPS (latitud/longitud) y un radio, normalmente entre 100 y 1.000 metros.
Cuando un dispositivo (el móvil del empleado) intenta fichar, el sistema comprueba si sus coordenadas GPS caen dentro del perímetro definido. Si está dentro, el fichaje se acepta. Si está fuera, se bloquea o se marca como anomalía.
Cómo funciona en la práctica
- El administrador define las ubicaciones de trabajo en un mapa y asigna un radio a cada una
- El empleado abre la app e intenta fichar
- El sistema captura las coordenadas GPS del móvil en ese instante
- Compara las coordenadas con los perímetros definidos
- Si está dentro del radio, el fichaje se registra normalmente
- Si está fuera, según la configuración: se bloquea el fichaje o se permite pero se marca como fichaje fuera de ubicación
El punto clave: la ubicación se captura solo en el momento del fichaje. No hay seguimiento continuo entre fichajes. Esto es fundamental tanto para la privacidad del empleado como para el cumplimiento del RGPD.
Geofencing vs. rastreo GPS continuo
Es importante no confundir ambos conceptos:
| Geofencing | Rastreo GPS continuo | |
|---|---|---|
| Datos recogidos | Ubicación en el momento del fichaje | Posición constante durante la jornada |
| Intrusividad | Baja (dos puntos al día) | Alta (revela rutas, paradas, movimientos) |
| Volumen de datos | Mínimo | Grande |
| Riesgo de privacidad | Bajo | Alto |
| Cumplimiento RGPD | Más fácil de justificar | Requiere justificación reforzada |
La AEPD es clara en este punto: el propósito de la geolocalización en el registro de jornada es verificar cuándo empieza y termina el trabajo, no dónde está el empleado en cada momento.
Qué dice la ley
RGPD y LOPDGDD
El artículo 90 de la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) regula específicamente la geolocalización en el ámbito laboral:
- El empleador debe informar a los trabajadores de forma explícita, clara e inequívoca sobre la existencia y características del sistema de geolocalización
- Los trabajadores tienen derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión sobre sus datos de ubicación
La base jurídica para el tratamiento no es el consentimiento del empleado (que no se considera "libremente otorgado" en una relación laboral por el desequilibrio de poder), sino:
- Interés legítimo del empleador (Art. 6.1.f RGPD): verificar la asistencia es un interés empresarial legítimo
- Obligación legal (Art. 6.1.c RGPD): cumplir con el registro de jornada del Art. 34.9 ET
- Ejecución del contrato (Art. 6.1.b RGPD): para trabajadores cuya movilidad es parte esencial del puesto
Principio de proporcionalidad
Cualquier medida de geolocalización debe superar un triple test:
- Idoneidad: el geofencing es adecuado para verificar la asistencia
- Necesidad: no existe una alternativa menos invasiva con la misma eficacia
- Proporcionalidad: la intrusión en la privacidad del empleado no debe ser desproporcionada respecto al beneficio perseguido
El geofencing, al capturar ubicación solo en el momento del fichaje, supera este test con mucha más facilidad que el rastreo continuo.
Protección de datos
La guía de la AEPD "Protección de datos en las relaciones laborales" (mayo 2021) establece que:
- La geolocalización solo puede estar activa durante el horario laboral
- Los datos no pueden usarse para fines distintos al declarado
- Antes de implantar el sistema hay que realizar una Evaluación de Impacto (DPIA) si el tratamiento supone una monitorización sistemática
- Los datos de ubicación deben conservarse el tiempo estrictamente necesario
Sanciones por mal uso
La AEPD ha sancionado a empresas que han usado la geolocalización de empleados de forma incorrecta:
- 70.000 euros a una empresa por mantener el rastreo activo fuera del horario laboral
- Un ayuntamiento fue sancionado por usar datos GPS recogidos para organización del trabajo como prueba disciplinaria contra un agente, violando el principio de limitación de finalidad
En cambio, la AEPD archivó un procedimiento contra una empresa que demostró tener un modo público/privado que desactivaba la geolocalización fuera del horario, y que había realizado una evaluación de impacto adecuada.
Para qué sectores es más útil
- Construcción: verificar que los trabajadores fichan en la obra correcta, no desde casa
- Limpieza: confirmar presencia en las instalaciones del cliente antes de fichar
- Mantenimiento y servicio técnico: registrar llegada y salida de cada ubicación de cliente
- Comercio con múltiples tiendas: evitar fichajes anticipados desde fuera del local
- Atención domiciliaria: confirmar asistencia en el domicilio del paciente
Buenas prácticas
- Activar geofencing solo para roles que lo justifiquen: un empleado de oficina que ficha en recepción no necesita GPS
- Informar antes de implantar: comunicar a todos los empleados afectados qué, cómo y para qué se usa
- Limitar al horario laboral: el sistema no debe capturar ubicación fuera de la jornada
- Definir radios razonables: un radio de 200 metros suele ser suficiente para la mayoría de ubicaciones
- Ofrecer alternativas: en ubicaciones con mala cobertura GPS, permitir fichaje con PIN o QR
- Separar la validación del registro: aunque el fichaje esté fuera del perímetro, puede registrarse como anomalía en vez de bloquearse, para no impedir el registro de la jornada real
En Presencia, el geofencing se configura con tres modos: desactivado, aviso (permite fichar pero marca la anomalía) o bloqueo (no permite fichar fuera del radio). Cada ubicación de trabajo tiene sus propias coordenadas y radio, y la geolocalización solo se captura en el momento del fichaje.
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